Los eventos son importantes para hacer un balance final, pero ¿cómo puedes medir tu éxito o fracaso si no estás midiendo lo suficiente o no lo haces con los datos correctos? ¿Porque es esto importante? ¿Lanzarías $50,000 pesos en publicidad digital si no pudieras calcular tu ROI?

Si estás invirtiendo mucho tiempo y recursos en tus eventos es importante obtener la instantánea que necesitas para ver cómo se están realizando dichos eventos y aumentar por consiguiente su huella.

Todas las empresas de eventos deben y hacen este tipo de trabajo para así evaluar el impacto de su trabajo, por lo tanto, tu deberías hacer lo mismo.

Probablemente puede que se utilicen métricas tradicionales como el seguimiento del número de asistentes y de los solicitantes de registro.

Incluso se puede estar siguiendo cómo las invitaciones de correo electrónico fueron enviadas, las tasas de conversión, el costo por asistente o las oportunidades creadas.

Pero probablemente sólo se está recogiendo un pequeño subconjunto de lo que es posible reunir en el universo de los acontecimientos.

Si observamos con cuidado, la cantidad de información que se puede analizar va mucho más allá que esto, es decir, puedes incluir desde metadatos hasta imágenes de eventos, reservaciones y cuotas sociales.

El panorama como ves, es muy amplio ¿cierto?

En primer lugar, asegúrate de que estás rastreando los datos de tu evento a través de una serie de herramientas. Entonces, asegúrate también de que estas herramientas se están comunicando entre sí, por ejemplo:

  • Google Analytics: el software de análisis del gigante de los motores de búsqueda te ayudará a rastrear todas las cosas del sitio web, incluyendo el número y la duración de las visitas a tu sitio; las métricas de audiencia, conducta y adquisición y conversiones (si tiene metas y embudos configurados).
  • Software de automatización de marketing: es probable que envíes correos electrónicos a posibles y asistentes anteriores. Utiliza los datos contenidos en tu software de automatización de mercadeo para realizar el seguimiento como las aperturas de correo electrónico, los clics, los rebotes, las conversiones y las cancelaciones de suscripción.
  • Software de gestión de eventos: si estás utilizando un software de gestión de eventos seguramente te permitirá crear campañas de marketing multifacético en torno a tus eventos, seguimiento de marketing por correo electrónico, sitio web, datos sociales, móviles y presupuestos.
  • Software de registro de eventos: este tipo de herramientas te facilitarán no sólo el registro de asistentes para eventos, sino también el seguimiento de si los asistentes que se registraron aparecieron, así como los ingresos generados por el evento.
  • Calendario de eventos en línea: tener un calendario de eventos en línea puede ayudarte a rastrear todo, desde las reservaciones y acciones sociales hasta la geografía de los asistentes, tiempos de respuesta de aprobación y eventos de tendencias.
  • Software de seguimiento de aplicaciones para móviles: si utilizas una aplicación móvil para tu evento, podrás recopilar datos sobre las actividades de los usuarios, sondeos en vivo, encuestas, calificaciones y revisiones, información valiosa que desearás utilizar para configurar eventos futuros.

Al mirar estés tipo de contenido que ha arrojado tu evento, obtienes información sobre varios niveles, a través de una “instantánea” (¿qué están haciendo los clientes a nivel individual?), hasta la ejecución misma de tus eventos en conjunto.

Y mejor aún, sobre cómo tus eventos se están realizando en general.

Una vez que tengas al alcance de tu mano las herramientas anteriores integra todas tus fuentes de datos para contar una historia más amplia.